רשמים מפרויקט Publications R3.1:הטוב,הרע והלא נורא

הזדמן לי לבצע פרויקט קטן של תזמונים אצל לקוח וחשבתי לשתף אתכם ברשמיי שאותם אחלק לקטגוריות...
הטוב:

1.תזמון ל- E-mail - אחת האופציות הטובות והחשובות ,מאחר ומעבר לכך שהיא מאפשרת לשלוח ליעד הפופולארי ביותר בארגונים ובבתי לקוח היא נותנת את האופציה לשלוח את הדוחות המתוזמנים למשתמשים שאין להם התקנה/גישה ל-Deski או ל-Webi,אולי הדוגמא הכי בסיסית היא שהארגון צריך לשלוח חשבונית/סכום לחיוב בכל 1 לחודש ללקוחותיו.

את האפשרות של שליחת דוח מתוזמן למייל לא היה ניתן למצוא בגרסאות הקודמות ואלו מביננו שיודעים על כך היה רכיב בשם Publisher שאפשר זאת.

2.תזמון לכמה יעדים ובפורמטים שונים – ניתן לתזמן את הדוח לכמה יעדים במקביל:E-mail ו –FTP,למשתמש BOXI ולתיקיית קבצים,שוב אפשרות נהדרת שלא הייתה קיימת ב-release 2 וכמובן במהדורות קודמות אלא אם כן רכשתם את רכיב ה-publisher.

למה זה טוב ? אותו דוח נשלח גם למנהלים בסניפים שרוצים לקבל את הדוח למייל בפורמט אקסלי ולעובדים שאחראים על ביקורת שוטפת של הנתונים הדוח מגיע לתיקיית רשת כדוח Deski והם יכולים להתחיל לנתח את התוצאות באמצעות סינונים,מיונים וחישובים בדוח עצמו.

3.תזמון בכמה פורמטים:ניתן לשלוח את הדוח בפורמט אקסלי עם כל הגיליונות ובפורמט HTML שמוטבע בגוף המייל רק את הגיליון הסכומי...אופציה מעולה שגם הייתה קיימת ב-Publisher.

4.אם אתם רוצים לתזמן את אותו דוח לקבוצות שונות בפורמטים שונים תצטרכו ליצור חבילת תזמון שכוללת את אותו הדוח פעמיים:פעם אחת לקבוצה X בפורמט אקסל ובפעם לקבוצה Y בפורמט HTML,מבחינת משאבי Data base אתם ממש לא חוסכים אבל לפחות כך אתם יכולים למלא אחר דרישה זו.

5.Publication יכול להכיל כמה דוחות בהפצה,ככה שכל המידע שצריך להפיץ ליעד נבחר יכול להתבצע במכה אחת.

6.ניתן לשלוח אישורים למייל של צוות BI שיודיע האם הדוח נשלח או נכשל.

7.ניתן לבצע ZIP לדוחות טרם השליחה מה שחוסך זמן ומקום.

8.קל מאוד לארגן Profiles שלפיהם תפיצו את הדוחות,להבדיל מגרסאות קודמות יש מסך שדרכו ניתן להגיע לאובייקט ולערכים ולהגדיר שמשה משה ,מנהל סניף צפון יקבל רק את נתוניו,את הפרופיל ניתן להגדיר ברמת משתמש ו/או קבוצה וכן ניתן להגדיר את הפרופיל ברמת הדוח או ברמה מערכתית כך שיתאים לעוד דוחות ולא תצטרכו להגדירו מחדש בכל פעם.
הרע:

1.ב-Publication להבדיל מה- Schedule אם שלחת למשתמש BOXI דוח יש אפשרות אוטומטית שהדוח יגיע למייל שלו,ב- Schedule צריך לכתוב אחד אחד את ה-e-mails (או להכין רשימה משורשרת בצד של כל המיילים).

2.באופן כללי רשימת ה-e-mails לא חשופה ב- Publication או ב- Schedule,לחברת APOS יש add-on
שמשקף בתוך ה-Webi את רשימות ה-Outlook (פיצ'ר שהיה קיים ב-Publisher) אך אני לא בטוח שתשמחו להשקיע כמה אלפי דולרים כדי לקבל רשימה של e-mails...

איך אגב ניתן להתגבר על החיסרון של היעדר רשימת –e-mails וקבוצות דיוור ב-Publications ?
ליצור קבוצות פיקטיביות ב-Active Directory או יוזרים ב-CMC ,להוסיף את המידע של ה-E-mail ואז שאתם מייבאים את הקבוצה מה-AD יש אפשרות לייבא גם את ה- E-mail ואם מדובר ביוזרBOXI פיקטיבי,הדוח ישלח למייל שלו(מייל של קבוצה להזכירכם) מאחר וכתבתם אותו ב-property של היוזר.

3.אם התזמון שלכם מבוסס על File based Event ,כלומר קובץ חיצוני שמפעיל לכם את התזמון תצטרכו לכתוב סקריפט שימחק את הקובץ בכל פעם שהדוח ירוץ בגללו אחרת הדוח הבא (בהנחה שהדוח שלכם רץ בתדירות כל שהיא) שירוץ לא ירוץ בגלל trigger אלא בגלל שהקובץ שלכם פשוט קיים שם,הפיצ'ר הזה היה קיים ב-Publisher.

4.אין בקרת Real Time נורמאלית שמאפשרת לצפות בצורה נוחה בסטאטוס הריצות כרגע,לנהל אותם מחדש או לדעת איזה דוח תוקע את הריצה כרגע,אם הדוח שלכם נכשל לדוגמא ואתם רוצים שהוא ינסה שוב,אין אופציה כזו,צריך לבקר ולהפעיל זאת ידנית,אלא אם כן תכתבו סקריפט או Event עם לוגיקה מתאימה,מה שכן אפשר לקבל התרעות בזמן אמת לגבי מצב הדוח אך לגבי מקרה שהדוח נכשל במהלך הלילה ואין מי שיתזמן את הדוח מחדש אלא רק שתגיעו בבוקר אין פתרון וכך הדוח לא יגיע ליעדו בזמן.

5.אישית אין לי בעיה עם זה אבל לא ניתן לתזמן למדפסת כמו בגרסאות קודמות אלא אם כן מדובר בדוח crystal.

6.לא ניתן להצפין את הנתונים או להגן עליהם ע"י סיסמא.

וללא נורא (אפשר להתווכח על זה  ...)

1. לא ניתן לתזמן את אותו הדוח בפורמטים שונים לקבוצות שונות (אלא אם כן תשמשו בטריק שהזכרתי).

2.אין תזמון שאינו מבוסס על נקודת זמן ספציפית,לדוגמא:אני רוצה שהדוחות יתחילו לרוץ בתום תהליך עדכון הטבלאות ב-DWH ( בגרסת ה-file watcher Publisher ),אם תרצו לאפשר דבר כזה תצטרכו לפתח סקריפט חיצוני שיפעיל את ה-Publications על סמך Trigger של יצירת קובץ דינמי – כלומר ההרצה יכול לקרות בכל נקודת זמן ולא בנקודת זמן ידועה מראש.בעקרון כל מה שעליכם לעשות כדי לאפשר זאת זה לתזמן את הווצרות ה-file למועד מאוחר יותר ממועד תזמון הדוח ואז גם אם הקובץ נוצר 5 שעות לאחר מועד התזמון,התזמון יחל באותו הרגע.
החסרון כאמור הוא שבמידה והקובץ יווצר לפני מועד התזמון ,הדוח לא ירוץ...ועל כן זה לא פתרון שלם עד הסוף אבל כן
כזה שטוב לרוב  המקרים.

3.אם יש לכם שם שולח ב-From שממנו נשלח הדוח ל-e-mail אל תכתבו אותו עם רווחים לדוגמא :

לא לכתוב IT Support אלא IT_Support אחרת הדוח לא רץ...

4.כדי לצפות בצורה נורמאלית בהרצת הדוחות אתם מוזמנים להריץ דוח מובנה ב-Auditor ב-real time או
להשתמש בסקריפט שניתן להוריד מהאינטרנט ומאפשר צפייה דומה באקסל.

5.בניתם Publication,תזמנתם אותו והוא לא רץ ? בצעו עליו קליק ימני ובחרו schedule...עכשיו הוא יכנס לסטטוס Recurring.

6.כדי להפיץ את הדוח ע"י שימוש בשדה רשימת מיילים ,פשוט הביאו את השדה הרלוונטי מטבלה שתכניסו לעולם (גם אם מדובר בקובץ חיצוני-טענו אותו ל-DB ואז שקפו אותו בעולם) הכניסו אותו לדוח וחיתכו לפיו,אין צורך להציגו בטבלה עצמה מאחר והוא משמש להפצת הנתונים בלבד.

7.מה עוד חסר? אין אפשרות ש-Publications עם פרופיל יופץ לתיקיות רשת שונות (כל משתמש והתיקייה שהוא מורשה לראות),אין אפשרות להפיץ לפי הפרופיל את סוג הקובץ (אקסל,וובי וכו').

אמשיך לעדכן בנושא
יואב